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コスト管理の達人 現場管理にすぐに役立つ10のポイント

コスト管理の達人
~事務員編~ 第2回

2016/11/29

できる事務員さんの資料作りとは?

スト管理ができている」と言うと、「毎日の出来高や原価をきちんと把握している」ことと想像するでしょう。しかしコスト管理の本来の目的は「日々の結果を把握する」ことだけではなく、「損益を把握する」ことによって、より大きな利益を捻出するための行動を起こすことです。自社に合った最適なコスト管理の方法や効率的な施工手順を見つけ、現場でも事務作業でもより生産性の高い方法を実践していきましょう。

今回は、事務員さんの資料整理能力が現場マネジメントに大きく影響するという観点から、事務員さんが事前にできる資料作り(資料整理)を紹介します。

現場に役立つ資料を整理しよう

コスト管理を実践するには、事前に原価要素を洗い出し、要素ごとに単価や取引先を一覧表にまとめる作業をしておくことが大切です。原価要素の一覧表を作成するときに押さえておきたい3つのポイントを紹介しましょう。

ポイント1:すぐに取り出したい情報をわかりやすく整理しよう。

正確に入力したい労務(出面)管理は、職員や作業員などの氏名や職種など一覧性をもって整理し、どこからでも検索できるようにしましょう。

原価要素一覧表(労務費)

ポイント2:価格比較や推移が見えるように整理しましょう。

取引量の多い仕入れ先やよく使用する原価要素は単価の変動や、所属別(取引別)に最安価格が比較できるように整理しましょう。

原価要素一覧表(経費)

ポイント3:紙と電子のどちらもデータをすぐに取り出せるように整理しましょう。

原価要素一覧表は、アナログ(紙で出力したもの)で整理する場合は、探しやすいファイリングの方法や要素ごとに共通したルールを作る、番号をつけるなど工夫しましょう。
また、一覧件数が増加すると、紙ファイルでは探す作業が非効率になります。デジタルデータもいつでも取り出せるように共有ファイルを準備しましょう。

原価要素一覧表(機械費)

事務員さんが行う現場に役立つ資料作りとは、言い換えれば、現場監督さんが求める情報をより短時間でスムーズに得られるような資料を整理しておくことです。例えば、日報を入力してコスト管理を行う場面で、現場監督さんが必要な情報を一から調査するようでは事務作業自体に時間がかかるだけでなく、体力的な疲労感も増します。事前準備が整っていると、時間も労力も省いたスムーズなコスト管理が行えます。

資料準備からコスト管理の実践へ

資料を準備や整理することに加え、現場監督に代わってコスト管理を行うための入力作業も事務員さんが積極的に実践することで、会社のコスト管理体制は強くなっていると実感するようになるでしょう。事務員さんが机上で「現場作業」を行うことにより、工種や作業手順、必要な原価要素が見えるようになります。最初は、監督さんが書いた日報を入力するだけでも十分です。事務員さんも少しづつ現場の理解を深めることができるでしょう。

≪できる事務員さんの事例紹介≫

できる事務員さんに共通しているのは、いずれも現場管理への関心が高いことです。普段の経理事務・工務事務の中でいかに現場監督や作業員さんに役立つ「データ」を提供できるか? 経営者や協力会社との情報の中に、現場で「使える」ものがないか? 現場運営で「利益」につながるものがないか?…等々、常に現場のことを念頭に置いてアンテナを張っています。

  • ●事例1:間違いを見逃さない事務員さん
    建設会社の取り扱う材料や機械は種類が多く、単価も仕入量や取引先で変わります。締め日にまとめて請求書の確認作業を行うと、時間がかかるだけでなく、間違いに気づきにくくなります。また、建設会社の資材の種類や単価の取り決めは毎回異なるため、請求書を発行する側も間違う可能性も少なくありません。しかし、納品伝票の整理の仕方や、日常のコスト入力を工夫することで、集計されたデータと請求書を比較し毎月間違いを発見する事務員さんがいます。「請求書は間違っていない」という固定概念を捨て、常に確認する意識を身に着けることは、会社の適正な利益確保の観点からも大切なことです。
  • ●事例2:パソコン等の知識が豊富で情報収集に熱心な事務員さん
    現場管理に使用するパソコンは、CADやデジタル写真の保存など大容量を必要とします。またハードディスクの容量だけではなくCPUの性能も処理速度に影響します。ソフトウェアは電子納品や積算・コスト管理と多種多様なものが必要になります。書類を印刷するプリンタも複合機やレーザープリンタ、インクジェットプリンタなど現場書類の種類や枚数などで適するものが変わります。このように、管理に必要なPC関連機器について、単に導入価格だけを比較するのではなく、操作性やランニングコスト等トータルで最適と思えるものを選択するための情報収集も適切なコスト管理を行う上で欠かせません。

まとめ:事務員さんのバックヤードから現場に役立つ資料作りや事務管理は、現場の利益率を向上させます!

資料作成や資料整理は建設業界で求められるスキルの中でも重要な要素の一つです。コスト管理を意識した継続的な事務管理の改善を心がけ、現場に役立つ資料づくりを行いましょう。現場が必要な情報をいかに早く取得できるかが、現場開始前や夕方の書類作成時の作業時間を左右します。現場の利益にも直結することを再度確認して積極的に取り組んでください。次回は、普段のコミュニケーションがコスト管理に役立つ事例を紹介します。

原稿協力

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