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コスト管理の達人 現場管理にすぐに役立つ10のポイント

コスト管理の達人
~事務員編~ まとめ

2017/03/31

コストを徹底的に「見える化」する仕組みづくり

設会社のコスト管理の実態は、①売上高の把握が難しい(多くの作業からの数量算出や出来高金額の計算が困難)、②工事原価の把握が難しい(膨大な量の原価要素から集計作業に労力を要する)。
結果として、短いサイクルでの損益確認のしくみが構築しづらいことが課題となっています。
しかし、そのしくみを構築し上手に運用するキーマンは他ならぬ事務員さんであり、その能力に大きく左右されます。現場と事務所を「専門的なスキル」と「コミュニケーション力」でつなぎ・支える役割が事務員さんに期待されています。生産性の革命が求められる建設業界において、より創造的な業務への転換を目指していきましょう。

今号では、これまでのコスト管理の達人事務員に必要なサポート力についてまとめます。

コストを「見える化」する3つのポイント

コストを「見える化」する3つのポイント

(1)数字を活用する能力がコスト管理の基本。

工事に関わる事務員さんの仕事は、コスト集計がメインになっています。「集計した数字を基に取引先に支払い、工事台帳に転記する」ことで業務を完了してしまうのでは、単に資料を残すだけの結果にとどまります。事務員さんには工事の施工に関する様々な情報が集まります。せっかくのデータを結果だけで終わらせず、次の工事への改善や、施工中工事の軌道修正に活用する「数字を活用する」スキルを身につけましょう。そのためには、次のような取り組みが必要です。

●現場の売上・原価を把握できるコスト管理に積極的に関与し、理解を深める。
●監督さんへスムーズに情報提供できるように、社内データを整理する。
●経営者や監督さんが「欲しい数字」は何かを常に意識し、最新のデータを用意しておく。

(2)現場と経営者をつなぐコミュニケーション力を身につける。

現場には経営者が知りたい情報があふれています。決められたフォーマットに必要な数字を入力するだけでなく、「現場と経営者をつなぐ」ことを心がけ、集まってきたデータを見る癖をつけましょう。単に指示されたことだけを行うのではなく、相手のニーズを常に意識し、積極的なコミュニケーションを図りながら必要な情報を迅速に提供できる事務員さんになりましょう。そのためには、次のような意識を心がけましょう。

●経営者や監督員さんは何を知りたがっているのか。
●すでに持っているデータや情報は、だれの役に立つのか。
●経営者や監督員さんは集めた資料やデータをどのように活かしたいのか。

(3)情報発信(アウトプット)で売上アップに貢献しよう。

会社のフロント業務は事務員さんが担当することが多いものです。日頃の情報収集と集まるデータから自社の特徴や強みをしっかりと把握し、受注のきっかけを逃さないことを心がけましょう。直接的に営業を行うことはないにしても、お客様には業務の種類は関係ありません。初めに受け答えする事務員さんの第一印象=会社の印象になることも考えられます。そこをしっかりと念頭に置き、情報のインプットだけではなく、仕事の獲得につながるアウトプットにも積極的に取り組んでいきましょう。そのためには、次のような取組みが必要です。

●情報発信に必要な自社の強みや特徴をよく整理し、理解する。
●お客様の知りたいことをまとめておく(Q&Aの作成など)。
●情報発信できる手段や方法を考え、積極的にトライする。

まとめ:主体的に「データを活用し、現場と経営者をサポートする」それがコスト管理の達人事務員です!

建設業界ではIT化が急速に進んでいます。手書きの台帳はほとんどなくなっていますし、集計や情報の収集・発信、納品関連の書類も電子化が大半となりました。IT化が進めば進むほど、事務員さんにできることは増えてきます。経理や総務といった本来的な管理業務だけではなく、事務員さんが現場や経営をインドアに居ながら支えることが可能になってきました。事務員さんにもできるコスト管理に役立つ事例を6回にわたり紹介してきました。事務員さん自身が補助的な役割にとどまらず、主体性をもってデータの活用と会社の経営力をあげるつなぎ役を率先して担える人材になってもらえる一助となれば幸いです。

原稿協力

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